PRODUCTOS Y RESULTADOS ERASMUS + (V)
MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS EN LA SOLICITUD, ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN NUESTRO PROYECTO ERASMUS+ : TEAM:Towards an education that is active and motivates.
UNAS CUESTIONES PREVIAS:
Esta es una pregunta que se nos hace en la solicitud del Proyecto y hay que tener en cuenta que los Proyectos Europeos nos dan una dotación económica para mejorar aspectos que sean sostenibles en el tiempo y que tengan también conexión con las Prioridades Estratégicas de cada convocatoria. Por lo tanto hay que establecer si necesitamos mejorar aspectos relacionados con:
- la internacionalización del Centro, aspectos organizativos, actualización de Planes de Centro, la modernización en los recursos del Centro para poder llevar a cabo otro tipo de actuaciones como KA2, mejoras en aspectos relacionados con la proyección y difusión de resultados del Centro en el resto de la comunidad educativa.
- la actualización metodológica y lingüística del profesorado, la implicación en proyectos del Centro a medio y largo plazo, la mejora en la satisfacción profesional del profesorado
-la motivación y participación activa del alumnado en proyectos relacionados con dicha internacionalización, la mejora del clima de convivencia en el centro y la percepción del alumnado del centro como un entorno de aprendizaje más cercano a las novedades metodológicas que se puedan implementar en clase.
Es fundamental que la Dirección del centro esté implicada en este tipo de proyectos. NO es un proyecto nominativo, es un proyecto para el centro y son las necesidades del mismo las que deben prevalecer.
Es fundamental que haya aceptación por parte del Claustro de las repercusiones y cambios que sucederán a raíz de realizar proyectos europeos. Va a afectar a la vida del centro, a su organización y con las movilidades surgirán aspectos organizativos que afectarán al día día de las guardias, ausencias del profesorado participante, etc. Una idea importante al respecto es que haya transparencia en las motivaciones para su solicitud, quienes podrán participar, los criterios de selección, etc.
Informar a toda la Comunidad Educativa de la necesidad e intención de la solicitud y posterior marcha del proyecto por cauces oficiales es un ejercicio de transparencia que hemos considerado imprescindible en todo momento.
Hemos constatado que la creación de Comisiones ayuda bastante a organizar y a implicar a toda la comunidad educativa en la solicitud y posterior organización y gestión del proyecto. Estas Comisiones tendrán una gran relevancia para dar solidez a las decisiones que se tomen. En nuestro proyecto hemos designado varias Comisiones para gestionar, evaluar y dar cobertura a las emergencias que podrían ir surgiendo. Los integrantes de dichas comisiones eran miembros del Equipo Directivo, Coordinación de proyecto Bilingüe del Centro, Jefes de Actividades Extraescolares y Complementarias, AMPA, y miembros del Consejo Escolar.
Una Comisión imprescindible es la de Evaluación para que los criterios en la selección de los participantes no sean aleatorios sino basados en necesidades reales del centro. Establecimos unos criterios sencillos pero imprescindibles para que cualquier profesor/a que quisiera participar pudiera hacerlo con garantías de que las condiciones tenían sentido y se basaban en necesidades lógicas para poder realizar las movilidades. Por ejemplo, una condición era el conocimiento del idioma inglés para poder seguir los cursos que se iban a realizar sin problemas. Hemos constatado que en otros países este requisito no siempre se tiene en cuenta y cuando se está haciendo la formación nos hacemos conscientes de que no se puede llevar a cabo todo el intercambio de ideas requerido por falta de dominio de la lingua franca que se establece por la agencia receptora.
En nuestro caso todos los participantes debían tener un nivel mínimo de B2 en inglés con su certificación correspondiente. Somos un centro bilingüe y la mayoría de los profesores ya tiene esta certificación para impartir sus asignaturas en inglés con lo que este criterio era fácil de cumplir.
La estabilidad de la plantilla en el centro da sostenibilidad a los proyectos por lo que otro requisito era que se comprometieran a seguir en el centro para dar continuidad a los aprendizajes adquiridos en los cursos. Y, por supuesto, que tuvieran disponibilidad para realizar las movilidades a lo largo de la vida del proyecto.
Con la pandemia la Comisión de Emergencias tuvo que decidir qué movilidades se suspendían y se tuvo que pedir una prórroga para poder terminar nuestro proyecto cuando la situación sanitaria permitiera realizar desplazamientos fuera del país. El constante intercambio de correos con el SEPIE nos dió tranquilidad en cuanto a los procesos de solicitud del proyecto y la mencionada prórroga. Es un servicio que siempre contesta a las cuestiones que se le plantean y recomendamos hacerlo sobretodo por correo electrónico.
La Comisión de Gestión y Logística se encargó de buscar las mejores opciones para realizar cursos formativos adaptados a nuestras necesidades, se puso en contacto con las agencias receptoras y dió la información necesaria a los participantes sobre los cursos, las posibles fechas para su realización, los requisitos que se pedían para realizar los cursos, etc. Así mismo se decidió tramitar todo lo referente a traslados, vuelos, alojamientos, etc. a través de una agencia de viajes para que la facturación fuera lo más adecuada posible a los requisitos de la plataforma SENECA de nuestra comunidad autónoma en materia de Educación, ya que Mobility Tool no exige los mismos aspectos referentes a facturación. Más adelante se hablará de este elemento tan importante en la realización del proyecto como es la justificación de los gastos en Secretaría del centro. Recomendamos que el Secretario del centro también sea miembro de esta comisión para que esté al día de los gastos y su justificación. En la plataforma MOBILITY TOOL se van actualizando todas las informaciones de las movilidades conforme se van realizando, porque al terminarlas hay que rellenar un informe en dicha plataforma por parte del participante sin el cual no habrá posibilidad de conseguir un 20% restante de dotación o financiación que queda pendiente para la conclusión del proyecto. Les llega un link al correo que hemos dado del participante en cuestión en la plataforma, y es muy importante que estén al días estos datos. A la vuelta de la movilidad se rellena un informe y se especifica que ha recibido certificación del curso, al validar estos datos recibe ese correo con el link. Si cambian los participantes grabados inicialmente en la plataforma o alguno de los cursos hay que actualizarlos.
La Comisión de Difusión se encarga de que el proyecto tenga proyección en distintos niveles. Se articulan medios para que se conozca lo que se hace antes, durante y al terminar el proyecto y las movilidades. Es un elemento esencial para que la financiación del proyecto tenga sentido. Los beneficiarios de la dotación económica no son en último término los participantes en las movilidades sino que es la comunidad educativa en su conjunto la que recibe feedback y los resultados de las movilidades. Este mismo manual es fruto de dicho anhelo de que nos se quede en un mero ir y venir de profesores a hacer cursos fuera de España. Nuestro objetivo es que la mayor cantidad de personas se pueda beneficiar de nuestra experiencia, especialmente nuestro alumnado y por ello hemos también redactado un manual de buenas prácticas con los aprendizajes más relevantes en materia metodológica que sirvan como ejemplos a otros profesionales de nuestro entorno. Decidimos utilizar el formato blog para difundir nuestras actividades y los resultados de las mismas y una cuenta de Instagram para que fuera accesible al alumnado y más motivador para ellos. En el blog hemos ido escribiendo entradas que son una cronología de la vida de nuestro proyecto, y los participantes han ido haciendo una entrada con sus conclusiones de cada movilidad y a su vez hemos colgado algunos materiales resultado de nuestro proyecto. Recomendamos que se utilicen algunas aplicaciones gratuitas para que el aspecto de los materiales expuestos sea atractivo como infografías y videos. Hemos participado en una Feria Provincial de Plurilingüismo en la que hemos dado eco a nuestra experiencia en Erasmus + KA1, y el Ayuntamiento de nuestra localidad nos ha dado difusión publicando sendos artículos sobre nuestras actividades, sobre todo de los resultados de las movilidades.
La cantidad de trabajo que se queda para el término del proyecto es ingente ya que hay que hacer el informe final y dar difusión al proyecto tanto desde su comienzo hasta el final, una vez que se han terminado todas las actividades.
Creemos que es más eficiente que se nombren responsables de los distintos aspectos pendientes de entre los participantes beneficiarios de las movilidades. Así lo hicimos nosotros y algunos compañeros se encargaron de la preparación de varias jornadas al aire libre con un marcado espíritu Erasmus+ que están recogidas en el blog del que hemos hecho mención, otros de un video para difundir el proyecto en redes, otros se encargaron del diseño y maquetación de roll ups y vinilos decorativos así como otros elementos informativos que se han desplegado en el centro para que el alumnado y el resto de la comunidad educativa pueda conocer de forma muy visual nuestras experiencias, y finalmente otros nos encargamos de la recopilación y redacción de experiencias para los manuales de buenas prácticas que hemos mencionado. Un compañero se encarga de gestionar el blog y de su mantenimiento en el tiempo ya que tenemos como objetivo su sostenibilidad. Por lo tanto, el trabajo en equipo con responsabilidades repartidas de forma equitativa muestra mejores resultados que las experiencias en las que los proyectos parecen ser “propiedad” de ciertas personas. Este sentimiento de que se solicitan proyectos para beneficiar a ciertas personas del Claustro en nuestro centro no existe ya que desde un principio todo el proceso ha sido como hemos descrito transparente y equitativo.
Una estrategia que nos ha sido muy útil es tener reuniones periódicas para compartir información y experiencias, responsabilidades, etc. Se han redactado actas de dichas reuniones que quedan recogidas entre la documentación del proyecto. Y es interesante tener un check list con todo lo que necesitamos tener hecho antes de terminar el proyecto porque son demasiadas cosas y podríamos tener problemas en el informe final si no se hacen. Establecer fechas límite para la entrega de documentación, etc. también es esencial ya que suele coincidir con el final del curso académico y tenemos muchas otras obligaciones profesionales.
ALGUNAS CUESTIONES SOBRE LA GESTIÓN ECONÓMICA DE NUESTRO ERASMUS+ KA101
Los proyectos Erasmus son proyectos de Centro y, por lo tanto, deben gestionarse y tratarse como tales. Los fondos tienen carácter finalista y deben ser aplicados, única y estrictamente, al cumplimiento del proyecto.
La gestión de esos fondos que en nuestro caso ha de ser a través del programa Séneca. Por tanto, en nuestra contabilidad deben quedar anotados todos los gastos relativos al programa y tener reflejo tanto en el anexo X como en el XI.
Los fondos Erasmus son becas, por lo que tendrán consideración de rendimiento de trabajo. Éste es uno de los motivos por los que lo ideal, es que las facturas de hotel y transporte sean a nombre del centro educativo y entregar la cantidad restante al participante en modo de dietas. Además, así nos podremos asegurar de que las facturas cumplen los requisitos legales.
PARTIDAS PRESUPUESTARIAS
Los
conceptos que cubre la partida de GESTIÓN Y EJECUCIÓN DEL PROYECTO
son:
INGRESOS
ERASMUS
Hasta un 100% de estos fondos podrán ser transferidos a viajes, apoyo individual y tasas de cursos.
Asistencia a jornadas de formación organizadas por SEPIE.
Costes directamente relacionados con la ejecución del proyecto: preparación, control y apoyo a los participantes; validación de resultados del aprendizaje; difusión del proyecto; edición y publicación de materiales, …
Se puede usar esta partida para aumentar el número de movilidades.
IMPORTANTE: Coordinación entre la coordinación del proyecto y la secretaría.
GESTIÓN EN SÉNECA. FASES DE LA GESTIÓN.
Cuando se recibe el ingreso debemos registrarlo en Séneca con el asiento “INGRESOS ERASMUS” en la subcuenta “INGRESOS POR OTRAS ENTIDADES/PROYECTOS ERASMUS”, indicando en la fecha de registro la del extracto bancario.
Debemos incluir en el Presupuesto (de Ingresos y Gastos) del Centro la partida del Proyecto Erasmus+.
Normalmente, hay proyectos que se desarrollan en varios ejercicios económicos, pero al no existir una JUSTIFICACIÓN ESPECÍFICA para estos proyectos, es conveniente al cerrar el ejercicio económico detallar en las “Observaciones” del ANEXO XI el remanente para el curso siguiente.
Por otra parte, al realizar el asiento de apertura del ejercicio económico siguiente, debemos reflejar en “Remanentes de otras entidades” el remanente del Proyecto Erasmus, deduciéndolo de los “Remanentes para Gastos de Funcionamiento”, pues los datos que se traspasan del ANEXO XI al asiento de apertura es una operación automática, pero no completa.
CENTROS DE GASTO/CONTROL DE GASTOS DE LAS MOVILIDADES Y PROYECTOS.
Para llevar un control de los gastos derivados de cada movilidad es aconsejable crear CENTROS DE GASTO en SÉNECA. De este modo, iremos aglutinando facturas que se corresponden con la misma, y podremos consultarlos en Actividad Económica/Estado de Cuentas/A nivel de Centros de Gasto, pudiendo hacer un seguimiento de cada movilidad.
DESPLAZAMIENTOS.
La recepción de esta cuantía, no quiere decir que deba gastarse totalmente en el desplazamiento, sino que su remanente puede ser traspasado a alojamiento o manutención.
Si las facturas van a nombre del centro, se utilizará el asiento de “FACTURA” (lo más recomendable). Lo normal, es que dicha factura se abone desde el centro, pero si nos encontramos con que el compañero/a que realiza la movilidad la ha abonado, utilizaremos el mismo asiento, pero realizando un “Suplido”.
Si un compañero/a gestiona sus desplazamientos y nos trae el billete, o una factura a su nombre, debemos utilizar el asiento “PAGO DE DIETAS Y DESPLAZAMIENTOS ERASMUS”, subcuenta “Locomoción”.
APOYO INDIVIDUAL. ALOJAMIENTO Y MANUTENCIÓN.
Con este dinero hay que pagar hotel y dieta diaria.
La indemnización no coincide con la que ofrece Séneca que se basa en el Decreto 54/1989, de 21 de marzo, sobre indemnizaciones por razón del servicio de la Junta de Andalucía.
En este caso, lo recomendable es tener una factura del hotel a nombre del centro que especifique el nombre del participante. Se registrará en Séneca de modo análogo a como se ha explicado con los desplazamientos.
Al igual que antes, si un compañero gestiona su alojamiento y nos trae factura a su nombre, debemos utilizar el asiento “PAGO DE DIETAS Y DESPLAZAMIENTOS ERASMUS” y subcuenta “Otras indemnizaciones”.
En cuanto a la manutención utilizaremos siempre utilizaremos el asiento “PAGO DE DIETAS Y DESPLAZAMIENTOS ERASMUS” y subcuenta “Dietas” (máximo por día 91,35 euros).
TASAS DE CURSOS
Hay que solicitar factura a nombre del centro en la que conste el nombre del participante. Estas facturas, al ser de formación suelen estar exentas de IVA (lo indican en la factura haciendo referencia a la normativa a la que se acogen).
En este caso hay que utilizar el asiento “Factura de Proveedor Extranjero No Residente”.
Primero hay que comprobar si el proveedor está dado de alta en Séneca. Si no está dado de alta, tendremos que crearlo completando los datos que nos solicitan y, por último, seleccionarlo.
A pregunta “¿Se trata de una factura emitida por un proveedor extranjero que ha obtenido rentas en territorio español y, por tanto, está sujeta a retención del impuesto sobre la renta de los no residentes?”, habrá que responder “NO”.
SEGUROS
El beneficiario deberá establecer procedimientos y mecanismos eficaces para garantizar la seguridad y la protección de los participantes en el Proyecto, por lo que los participantes en las movilidades deberán contar con una cobertura de seguro.
No todas las compañías de seguros facturan, por lo que sigue siendo recomendable realizar estas gestiones por agencia de viajes.
Para asentarlo en Séneca utilizaremos el asiento de “Factura” y la subcuenta “Primas de Seguros/Otros Riesgos”.
ANTICIPO ERASMUS
Son un adelanto a un compañero del centro que lo usará para la gestión de gastos. Con posterioridad, este compañero nos traerá los verdaderos justificantes de gasto y estos justificantes de grabarán con los distintos tipos de asiento existentes (Facturas, Facturas de proveedores extranjeros no residentes, etc....).
IMPORTANTE: No realizar Anticipos cuando afecten a dos ejercicios económicos, es decir, cuando el anticipo se realice en un ejercicio económico y su justificación se realice en el siguiente.
IMPORTANTE: NO DEBE USARSE EL ASIENTO “Pago a un miembro de la Comunidad Educativa” EN NINGÚN CASO.
OTRAS CUESTIONES
REQUISITOS FACTURAS
Cuando algún compañero/a gestione sus movilidades tiene que justificar los gastos con factura. Para ello, debe tener en cuenta que una facturar legal debe reflejar:
Número y, en su caso, serie.
Fecha de su expedición.
Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
Número de identificación fiscal atribuido por la Administración española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Comunidad Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.
Domicilio fiscal del expedidor y del destinatario. Cuando el destinatario de las operaciones sea una persona física que no actúe como empresario o profesional no será obligatoria la consignación de su domicilio.
Descripción de las operaciones consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.
La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.
La fecha de la operación que se documenta o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, si es distinta a la de expedición de la factura.
Si la operación está exenta del Impuesto, referencia a las disposiciones de la Directiva 2006/112/CE, de la LIVA o indicación de que la operación está exenta.
En el caso de aplicación del régimen especial de las agencias de viaje, la mención «régimen especial de las agencias de viaje».




























